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Blu & White Stars – Hotel Finisafricae e Hotel Mastai
Roberto Frulla – Titolare
Foto Finisafricae Country House

Il Gruppo Blu & White Stars gestisce due hotel a Senigallia, Il Finis Africae Country House e l’Hotel Mastai.
Il primo è una splendida Country House con piscina, centro sportivo, centro benessere con bagno turco, palestra e area massaggi. Il secondo hotel invece è stato pensato per diventare luogo per eventi e congressi con ben sette sale meeting completamente attrezzate, in una posizione strategica per chi organizza meeting e incontri di lavoro.
Con il tempo la gestione delle nostre strutture si è concentrata sempre più sul settore congressuale e nell’organizzazione di eventi, soprattutto all’Hotel Mastai che ha un numero di sale non indifferente, e con l’aumento delle esigenze in questo settore nasceva il bisogno di avere un software che fosse di aiuto per gestire queste attività in modo più accurato e preciso. Il software che stavamo utilizzando infatti non ci dava gli strumenti giusti per organizzare un evento nel modo desiderato, non solo per la difficoltà nel gestire le risorse umane e il magazzino, ma anche per capire i costi e i profitti derivanti da ogni singolo evento.
Abbiamo così iniziato una ricerca e, dietro consiglio di alcuni colleghi che lo conoscevano già, abbiamo valutato anche Nuconga. Un insieme di fattori ci ha convinto a scegliere questa soluzione, in primo luogo la possibilità di gestire contemporaneamente le due strutture.
Il secondo fattore è la totale integrazione con il nostro software Gamma di Teamsystem che utilizzavamo già da tempo per gestire la contabilità dell’intero gruppo. Il gestionale che avevamo prima infatti non era interfacciato e in pratica eravamo costretti a gestire tutti i dati dei clienti manualmente da un software all’altro, questo significava per noi un’enorme perdita di tempo e purtroppo si riscontravano spesso errori sui dati riportati. Oggi invece tutti i dati sono aggiornati in tempo reale su entrambi i sistemi, senza dover fare alcun passaggio manuale e questo ci permette reperire e rielaborare le informazioni in modo semplice e veloce. Il vantaggio immediato è stato quello di semplificare l’operatività quotidiana con un risparmio di quasi il 50% del tempo impiegato per inserire dati da un software all’altro e di rendere più semplice la comunicazione tra i reparti, da una parte gli operatori del front office che devono relazionarsi con i clienti in modo efficiente e dall’altro l’ufficio amministrativo che deve gestire fatture, ordini e pagamenti senza rischiare di commettere errori per la mancanza di dati sui soggiorni dei clienti e sulle attività con i fornitori.
Di recente abbiamo avviato un altro progetto con Evols con l’acquisizione del CRM. L’esigenza è nata dal fatto che le nostre strutture hanno tipologia di clientela totalmente differente, il Mastai Hotel punta per lo più su clientela Business, mentre l’Hotel Finis Africae è maggiormente concentrato sui clienti Leisure e vacanze in famiglia. Fino a poco tempo fa non avevamo mai pensato ad attività di segmentazione della clientela e di marketing mirato e le offerte lanciate erano troppo generiche e con scarsi risultati in termini di prenotazioni.
Abbiamo deciso quindi di puntare intanto sulla distinzione tra le diverse tipologie di ospiti e abbiamo anche iniziato a pensare a strategie specifiche di marketing e con l’acquisto del CRM abbiamo dato avvio a questo nostro progetto automatizzando tutta la procedura. Tutte le informazioni sui nostri ospiti, dal tipo di soggiorno scelto, ai servizi acquistati, agli interessi particolari e al canale di prenotazione utilizzato, che fino ad oggi non erano utilizzati in alcun modo, adesso diventeranno patrimonio per le attività delle nostre strutture. Verranno infatti tracciate e con il tempo alimentate le preferenza e le abitudini di acquisto dei nostri clienti e potremo finalmente proporre offerte e promozioni pensate ad hoc per ognuno di loro, come per esempio l’offerta di un massaggio gratuito per chi acquista il percorso benessere o uno sconto particolare per l’accesso alla palestra per gli ospiti più attenti alla forma fisica, con l’obiettivo finale di fidelizzare i clienti nel tempo e convincerli a ritornare da noi per una nuova vacanza.
Devo dire che in questa fase è stata molto importante la competenza tecnica del personale commerciale della nostra zona. Quando ci siamo rivolti ad Evols sapevamo cosa volevamo ma non avevamo idea di quale fosse il “mezzo” più idoneo a raggiungere il nostro scopo. È difficile trovare un addetto alle vendite che conosca tecnicamente i prodotti che vende. In questo caso è stato fondamentale per arrivare al giusto acquisto.
Ultimo ma non ultimo il CRM permette alla direzione un controllo minuzioso seppur a distanza dell’operato sia del reparto commerciale che dei singoli operatori di front.
Come sempre, l’uomo dona valore aggiunto al bene. Allo strumento si affiancano due tecnici davvero preparati che stanno seguendo e personalizzando i nostri bisogni.
Siamo felici della scelta fatta e pensiamo che Evols possa essere il giusto partner per seguire la nostra crescita anche nel prossimo importante passo.
La nostra azienda partirà a settembre con corsi accademici di Hotel Management e riteniamo che i pacchetti di Evols siano lo strumento più avanzato e flessibile al momento sul mercato.
The International Hospitality Academy forgerà il proprio successo sul connubio tra teoria e pratica e riteniamo che gli strumenti forniti da Evols dal sistema di front office a quello di revenue passando per il CRM possano essere perfetti per formare i manager internazionali di domani.