Descrizione Negozi, ristoranti, alberghi: una sola soluzione per gestirli Prodotti alimentari di qualità e ospitalità ad alto livello: una filosofia semplice, ma una realtà operativa molto diversificata, fatta di alberghi, ristoranti, punti vendita. Per risolvere la complessità gestionale di un business così articolato, un solido sistema di contabilità e controllo di gestione come Microsoft Navision si integra con la soluzione Smart Client di Nuconga, specializzata per il settore alberghiero e della ristorazione. Il risultato è un sistema gestionale altamente integrato e personalizzato, una “verticalizzazione” per l’hospitality management dell’ERP Microsoft Navision, con cui il Gruppo Hotel Real Fini ha unificato i dati, automatizzato i processi, acquisito un controllo in tempo reale sull’operatività del business e messo in opera avanzati strumenti per il supporto decisionale.

- Le Esigenze      - La Soluzione      - I Benefici

Le Esigenze Tradizione e innovazione nei prodotti alimentari di qualità e nell’ospitalità ad alto livello Ristoranti, punti vendita di specialità alimentari e alberghi: il gruppo Hotel Real Fini vede oggi un’espansione dal settore alimentare di alta qualità verso il comparto del turismo con l’inaugurazione di un hotel a “cinque stelle” ed uno a “quattro stelle” che affiancano lo storico Hotel Via Emilia e il famoso ristorante Fini. Attualmente il gruppo gestisce due ristoranti e due negozi di specialità alimentari, occupando circa 130 persone. Finora il sistema informativo del gruppo era costituito da una serie di applicazioni eterogenee per la gestione operativa delle diverse aziende, con basi dati disperse e non condivisibili. Le diverse soluzioni software non erano interoperabili e non risultavano adeguate al supporto di una realtà in crescita. L’integrazione all’interno dello stesso gruppo di strutture per l’accoglienza, la ristorazione e la vendita di prodotti alimentari ha introdotto elementi di complessità nell’analisi dei costi operativi e nella pianificazione degli acquisti, rendendo necessaria una soluzione gestionale uniforme, centralizzata e scalabile. “Le necessità informative del gruppo Hotel Real Fini riguardavano anzitutto l’integrazione funzionale di tutte le strutture che componevano il nuovo assetto societario, caratterizzate da modelli operativi differenti e sedi distribuite sul territorio”, afferma Andrea Fassone, consulente ITC del gruppo. “La complessità dei requisiti richiesti al nuovo sistema costituiva un elemento di preoccupazione in merito ai tempi di progetto. Occorreva integrare funzioni di booking, ERP ed e-commerce in un business differenziato fra ospitalità, ristorazione e vendita di prodotti: poche soluzioni sul mercato riuscivano a garantire sufficiente rapidità di implementazione”. Top

La Soluzione Una piattaforma ERP che integra funzioni specifiche di settore Insieme ai responsabili IT del gruppo, Fassone ha valutato l’offerta di tecnologie ERP all’interno della fascia alta di mercato, ma la maggior parte dei prodotti non garantivano sufficienti capacità di integrazione e flessibilità nella personalizzazione funzionale. La scelta si è quindi orientata decisamente verso una soluzione sviluppata su Microsoft Navision come soluzione ERP “classica” e su Nuconga di Zetel, una sistema dedicato espressamente al mondo alberghiero e della ristorazione. Si tratta di una soluzione multilingua che, con una sola applicazione e un unico database, soddisfa le esigenze gestionali di hotel, catene alberghiere e della ristorazione, navi da crociera, punti vendita, e porti turistici. Le due tecnologie sono risultate perfettamente integrate fra loro e hanno offerto ampi margini di evoluzione, a livello di funzionalità presenti e di prestazioni garantite, assicurando pieno supporto alla crescita del gruppo e alla differenziazione del modello di business. Il sistema implementato dal Microsoft Certified Business Solutions Partner Makers Consulting utilizza Microsoft Navision per l’ambito contabile e amministrativo, sfruttando le funzioni di Nuconga per gli aspetti di Hospitality Management. In fase di sviluppo i due prodotti sono stati strettamente integrati tra loro e la soluzione realizzata permette di “navigare” nei dati di business assicurando un completa visibilità delle informazioni a diversi livelli. Per esempio, è possibile utilizzare le fatture passive gestite da Navision per ottenere una visione analitica delle medesime informazioni su Nuconga. La soluzione poggia su una piattaforma Microsoft .NET scelta da Hotel Real Fini come tecnologia di riferimento per la futura evoluzione dei propri sistemi. L’integrazione nativa di Microsoft Navision e Nuconga con gli strumenti di Microsoft Office è stato un ulteriore elemento di semplificazione per l’operatività degli utenti, mentre il database realizzato sul motore di Microsoft SQL Server è condiviso su tutti i livelli tramite filtri adeguati alle necessità delle diverse funzioni aziendali. “Le società che hanno curato l’implementazione hanno saputo comprendere le problematiche specifiche del nostro settore, utilizzando la flessibilità di questa tecnologia per realizzare una soluzione completamente personalizzata”, afferma Fassone. “Il sistema così configurato non si ferma all’automazione delle fasi operative e gestionali, ma realizza una base dati alimentata in tempo reale che offre a tutti i livelli dell’organizzazione delle informazioni strutturate in funzione delle diverse necessità”. Top

I Benefici Gestione integrata e analisi in tempo reale dei dati per il supporto decisionale La flessibilità intrinseca di Microsoft Navision ha permesso di conservare le procedure già consolidate all’interno del gruppo Hotel Real Fini, adattandosi perfettamente alla specificità dei processi aziendali ed evitando così qualsiasi impatto sull’operatività degli utenti. La soluzione abilita una gestione complessiva di tutti i dati aziendali, dagli ordini al ristorante fino alla registrazione delle fatture in contabilità generale, integrando informazioni e strumenti applicativi in un unico sistema di controllo che offre una visione sintetica e analitica di ciascuna attività. “Il nuovo sistema offre un controllo puntuale su dati aggregati e facilmente utilizzabili dalla Direzione Generale”, afferma Fassone. “Per esempio le funzionalità per l’analisi in tempo reale del cash flow permettono di valutare esattamente l’esposizione finanziaria del gruppo e delle singole dipendenze. Gli strumenti di Navision realizzano una completa visibilità sul presente dell’operatività aziendale e persino sul futuro, tramite l’analisi del fatturato consuntivo e previsionale, fornendo così un importante supporto decisionale nelle nostre scelte di investimento”. L’elaborazione in tempo reale dei dati di business ha offerto vantaggi anche sul piano della relazione con i fornitori, grazie a una migliore valutazione delle condizioni di acquisto e degli indici di profittabilità per i prodotti e per le diverse lavorazioni. I ristoranti sono oggi in grado di conoscere l’utile per tutte le ricette proposte, valutando con precisione il grado di convenienza per ciascuna tipologia di prodotto. Inoltre, i fabbisogni dei magazzini vengono oggi calcolati automaticamente, comparando le diverse offerte ed evidenziando eventuali risparmi in base alle condizioni dei fornitori o alle quantità acquistate. ll nuovo booking center permette di gestire al meglio le relazioni con i clienti, verificandone l’affidabilità e offrendo servizi personalizzati e di alto livello. Infine, la semplicità di utilizzo di Microsoft Navision e Nuconga permette di sfruttarne pienamente le funzioni applicative con minimi costi di formazione. Processi omogenei fra le aziende di un gruppo in espansione nel segno della qualità offerta ai clienti “Prima di cominciare l’implementazione abbiamo valutato attentamente la scalabilità della tecnologia Navision, accertando che la piattaforma così configurata permetterà di evolvere le funzioni ERP seguendo da vicino i piani di espansione del gruppo”, afferma Fassone. “Con questa piattaforma, Hotel Real Fini si colloca all’avanguardia sul piano della razionalizzazione dei processi, del consolidamento e dell’evoluzione tecnologica in un settore ancora basato su strumenti cartacei e procedure tradizionali”. La soluzione integrata Nuconga-Navision e la base dati condivisa e centralizzata hanno permesso di definire processi univoci per tutte le aziende gestite dal gruppo. La completezza funzionale di Nuconga in ambito operativo e l’integrazione con i più avanzati strumenti di Microsoft Navision per la contabilità e il controllo di gestione permettono oggi di definire logiche efficaci ed omogenee per l’espansione e la differenziazione delle attività di Hotel Real Fini. I nuovi strumenti operativi e amministrativi garantiscono una gestione multisocietaria integrata in un framework tecnologico e procedurale che pone la disponibilità dei dati al centro della nuova dimensione di business. “Gli strumenti per il controllo di gestione realizzati da Navision ci offrono una disponibilità di dati senza precedenti. Questa nuova capacità di analisi in tempo reale ci permette di calcolare con precisione i costi di esercizio e di prevedere con assoluta attendibilità il cash flow futuro”, conclude Corrado Operato, Direttore Generale del Gruppo Hotel Real Fini. “La migliore programmazione degli acquisti, la maggiore capacità di contrattazione con i fornitori e la conseguente riduzione dell’incidenza delle materie prime costituiscono i più importanti valori della soluzione che abbiamo realizzato con Navision e Nuconga, insieme all’ottimizzazione nelle attività di booking e al miglioramento del servizio offerto ai nostri clienti.” Top Fonte: Microsoft